Comment utiliser Data Studio pour construire des dashboard – partie 1

Data Architecture 23 juin 2020

Une des applications de la data visualisation (voir article précédent) est la réalisation de tableaux de bords ou dashboards, qui sont des rapports qui synthétisent les données, par exemple pour suivre les performances d’un site ou de campagnes media et aider au pilotage des opérations. 

La réalisation d’un dashboard est un projet potentiellement complexe fait de plusieurs étapes et plusieurs intervenants, mais une étape est impérative : le choix de l’outil, qui se fait en fonction des besoins et contraintes du projet et des fonctionnalités des outils à disposition. 

De nombreux outils existent sur le marché, comme Tableau, Datorama, Power BI ou Data Studio ; Data Studio est justement un de ceux que nous utilisons le plus chez fifty-five. Découvrez pourquoi et apprenez les bases de son utilisation afin de construire facilement un dashboard !

Data Studio : qu’est-ce que c’est ?

Data Studio est un outil de Data visualisation (dataviz) et de dashboarding développé par Google. Entièrement gratuit, il est accessible via un navigateur Internet à l’adresse suivante : pas besoin ainsi de télécharger un logiciel ou d’acheter une licence ! Ceux qui utilisent Google Drive ne seront pas déboussolés, puisque l’outil repose sur la même interface et offre les mêmes fonctionnalités de partage et de collaboration. S’il est nécessaire d’avoir un compte Google pour créer et modifier un dashboard, pas besoin en revanche de compte pour simplement en visualiser un (à noter que si vous n’utilisez pas une adresse Gmail, vous pouvez associer n’importe quelle adresse mail à un compte Google).

Pourquoi utiliser Data Studio ? 

Data Studio fait preuve de nombreux avantages par rapport aux autres solutions de data visualisation et de dashboarding :

  • Il est gratuit
  • Il se connecte nativement avec la plupart des solutions marketing et Cloud de Google (Google Marketing Platform et Google Cloud Platform)
  • Il est très accessible et rapide à utiliser
  • Il est interactif
  • Il est facilement partageable

Comment utiliser Data Studio ?

  1. Créer le dashboard

Trois options s’offrent à vous pour réaliser un dashboard dans Data Studio :

  • Partir d’un modèle (template) conçu par Google ou la communauté d’utilisateurs
  • Partir d’un dashboard déjà conçu (par un collègue ou par vous)
  • Partir de zéro

Partir d’un modèle

Dans ce premier cas, il suffit de choisir un modèle :

Puis de cliquer sur une des propositions et cliquer sur “Utiliser le modèle” (ou Use template) quand le bouton est disponible, ou bien dupliquer en utilisant le bouton dédié en haut à droite.

Attention, certains modèles ne sont qu’en lecture seule et il n’est pas possible de les exploiter comme template ! On pourra seulement s’en inspirer.

Partir d’un autre dashboard

Dans ce deuxième cas, il suffit de vous rendre dans un dashboard déjà créé et de le dupliquer (si on vous a accordé des droits suffisants), toujours via le bouton dédié.

Partir de zéro

Dans le troisième cas, il suffit de cliquer sur la croix dédiée sur la page d’accueil.

2. Se connecter à une source

Dans tous les cas (que vous ayez repris un modèle ou soyez partis de zéro), vous devez connecter votre dashboard à une source de données. De nombreuses sources sont disponibles (la liste complète est disponible à ce lien) via des connecteurs et peuvent être classées en quatre catégories :

  • Les connecteurs natifs à des solutions marketing Google (par exemple : Google Analytics, Google Ads, Campaign Manager, Search Ads 360, Display & Video 360)
  • Les connecteurs natifs à des bases de données (par exemple : une simple Google Sheet ou un fichier CSV, ou BigQuery, Cloud SQL, MySQL)
  • Les connecteurs tiers développés par des partenaires de Google (par exemple : Funnel, Supermetrics) qui permettent de se connecter aux données de nombreux outils (comme les solutions marketing Facebook, Microsoft ou Amazon). À noter que  leur utilisation est parfois payante et que le support n’est pas assuré par Google
  • Les connecteurs tiers développés par la communauté pour accéder à tous types de données et dont la fiabilité n’est pas garantie

Naturellement, il faut avoir accès à un compte et aux données sous-jacentes pour pouvoir connecter votre dashboard à cette source (par exemple, un accès à une vue Google Analytics, à un compte Google Ads ou à une table BigQuery). Sachez qu’un accès en lecture seule permet généralement de connecter un dashboard à la source.

Pour connecter votre dashboard à une source :

  1. Suivez les instructions indiquées dans l’interface
  2. Quand une source est sélectionnée, vous arrivez ensuite sur l’écran qui liste les dimensions et statistiques (ou metrics) contenues dans la source (02). C’est sur cet écran que vous pouvez renommer les champs, ajouter des champs calculés ou modifier certains paramètres (mais vous pourrez y revenir plus tard)
  3. Ajoutez au rapport et passez à l’étape suivante 

Bon à savoir

La connexion à une source génère dans Data Studio un fichier “source de données”, qui est l’instance à partir de laquelle travaille le dashboard. C’est à partir de ce fichier que l’on accède et modifie les dimensions/statistiques : pour les renommer, changer leur type ou en créer de nouvelles avec les champs calculés. Pour accéder à ce fichier, il faut aller dans “Ressources” (ou Resources) dans la barre d’outils, puis “Gérer les nouvelles sources de données” (ou Manage added data sources).

Par défaut, seul le créateur du dashboard a accès à ce fichier et peut effectuer ces modifications ; si l’on veut qu’un tiers puisse aussi le faire, il faut donc aussi ce fichier source ainsi que le dashboard.

Nous le verrons dans un autre article, il est aussi possible de connecter plusieurs sources différentes au même dashboard !

3. Créer une visualisation

Une fois votre dashboard connecté à une source de données, vous n’avez plus qu’à construire vos visualisations ! Le fonctionnement de Data Studio est simple : 

  1. Vous choisissez le type de visualisation (ou widget) parmi la liste (tableaux, graphiques à barres, graphiques à secteurs, etc.)
  2. Vous la paramétrez en choisissant les dimensions et statistiques
  3. Vous personnalisez son apparence en modifiant la taille, les couleurs, l’affichage, etc.

Choisir la visualisation

Cliquez sur le bouton “Ajouter un graphique” ou Add a chart dans la barre d’outils en haut (03) pour voir l’ensemble des visualisations disponibles dans Data Studio. Il suffit ensuite de cliquer sur celle de votre choix et la déposer où vous souhaitez sur la zone de travail.

Paramétrer la visualisation

Une fois la visualisation déposée, il faut choisir les dimensions et statistiques qui la composent. Cliquez sur la visualisation et dans le volet de droite, dans l’onglet “Données” (ou Data), cliquez sur une dimension/statistique pour la modifier ou ajoutez-en une autre (04).

Faites défiler l’onglet et d’autres choix de paramètres seront disponibles (que nous aborderons plus tard), comme :

  • Les options de tri
  • Les options de plage de dates
  • Les filtres ou les segments (dans le cas d’un dashboard connecté à une source Google Analytics)

Un autre paramètre existant est le choix de la période de comparaison (05). Vous pouvez comparer les données qui s’affichent et voir leur évolution par rapport à une période donnée (même période précédente ou même période l’année précédente par exemple). Dans l’onglet “Style” (05’), vous pouvez choisir d’afficher l’évolution en pourcentage ou en valeur. Faites défiler les options jusqu’à arriver à la partie sur les Statistiques et (dé)cochez “Afficher la variation absolue” (ou Show Absolute Change).

Personnaliser la visualisation

Toujours en cliquant sur la visualisation et toujours dans le menu de droite, allez dans l’onglet “Style”. Vous pouvez customiser la plupart des éléments visuels, modifier la façon d’afficher les nombres ou rajouter des règles de mise en forme conditionnelle pour les tableaux. Vous pouvez aussi personnaliser la visualisation en la redimensionnant : cliquez dessus et modifiez-en la taille à l’aide des ancres sur les bords.

4. Personnaliser le dashboard

Une fois que vous avez créé vos visualisations, vous pouvez aussi personnaliser le dashboard pour le structurer et rajouter depuis la barre d’outils (06) :

  • Des images
  • Du texte
  • Des formes
  • Des connecteurs

Tous ces éléments sont personnalisables via le menu de droite.

5. Filtrer le dashboard

Une des forces de Data Studio est qu’il est possible de filtrer les données à afficher dans le dashboard et les visualisations. Il y a deux types de filtres :

  • Les filtres interactifs
  • Les filtres imposés

Les filtres interactifs

Trois types de filtres interactifs existent. Par défaut, ils s’appliquent à l’ensemble des visualisations d’une page et permettent aux lecteurs du dashboard d’interagir et modifier dynamiquement les données affichées. À choisir dans la barre d’outils en haut (07) :

  • Plage de date” (ou Date range) : pour modifier la période (par exemple : 7 derniers jours, 30 derniers jours, année 2019) (08)
  • Commande de filtrage” (ou Filter control) : pour restreindre les données à une ou des valeurs particulières d’une dimension (09)
  • Contrôle des données” (ou Data control) : dans le cas d’une connexion à un outil marketing Google, pour modifier le compte (par exemple : vue Google Analytics, compte Google Ads) qui alimente les données du dashboard (10)

À savoir

Il existe deux modes dans Data Studio. Cliquez sur le bouton correspondant en haut pour alterner entre :

  • Vue (ou View) : pour visualiser le dashboard
  • Édition (ou Edit) : pour construire et modifier le dashboard

Les filtres imposés

Il est aussi possible d’imposer une plage de date ou un filtre directement à une visualisation. En faisant de la sorte, on ne donne pas la possibilité au lecteur de modifier le filtre. Les filtres créés peuvent agir sur les dimensions ou les statistiques et utilisent différents opérateurs pour multiplier les conditions. 

Pour imposer une plage de date :

  1. Sélectionnez une visualisation, et dans l’onglet “Données” à droite, cliquez sur “Personnalisé” (ou Custom) dans le volet “Plage de dates par défaut” (ou Default date range) (11)
  2. Vous pouvez ensuite spécifier la plage voulue

Pour imposer un filtre :

  1. Sélectionnez une visualisation, et dans l’onglet “Données” à droite, cliquez sur “Ajouter un filtre” (ou Add a filter) (11)
  2. Vous pouvez ensuite spécifier les conditions voulues (12) (n’hésitez pas à utiliser la documentation correspondante Google pour mieux comprendre les conditions disponibles)

6. Mettre en page le dashboard

Un dashboard Data Studio peut être constitué de plusieurs pages. Avec le menu dédié aux pages tout à gauche dans la barre d’outils (13), vous pouvez gérer ces pages et :

  • Ajouter une page
  • Renommer des pages
  • Dupliquer des pages
  • Modifier l’ordre des pages
  • Cacher des pages (pour qu’elles ne soient visibles qu’en mode Édition)

On peut faire en sorte qu’un widget apparaisse sur une page seulement ou sur toutes les pages du dashboard en faisant un clic droit dessus, puis en sélectionnant “Placer au niveau du rapport” (ou Make report-level) ou “Placer au niveau de la page” (ou Make page-level).

Vous pouvez aussi modifier les dimensions du dashboard. Pour ce faire, ne sélectionnez aucun widget et dans le menu de droite puis dans “Mise en page”, ajuster les dimensions (14).

7. Partager le dashboard

Maintenant que vous avez construit votre dashboard comme vous le souhaitiez, il ne reste plus qu’à le partager en cliquant sur le bouton dédié en haut (15). À l’instar de Google Drive, on retrouve deux types d’accès, qui correspondent aux deux modes de Data Studio :

  • Consultation (ou View)
  • Modification (ou Edit)

Renseignez des adresses mails ou gérez le partage par lien (vous trouverez plus d’options en cliquant sur “Avancé” ou Advanced). Vous pouvez aussi restreindre certaines options aux autres utilisateurs pour garder plus de contrôle sur votre dashboard

En maîtrisant ces premières fonctionnalités, vous pouvez créer un dashboard simple de A à Z dans Data Studio et le partager sans difficulté. D’autres fonctionnalités plus avancées existent et permettent de créer des dashboard au plus près de vos besoins. Nous les présenterons dans un second article !

Vous reprendrez bien une tasse de thé ?